Privatlivspolitik for Horsens Valgmenighed
1. Horsens Valgmenigheds dataansvar
Horsens Valgmenighed behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
2. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Horsens Valgmenighed er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson:
Koordinator, Cathrine Pedersen
c/o Vestbyens Beboerhus,
Vestergade 7B,
8700 Horsens
CVR: 32 69 27 02
Telefonnr.: +45 26797507
Mail: cathrine.pedersen@horsensvm.dk
Website: horsensvalgmenighed.dk
3. Behandling af personoplysninger
Horsens Valgmenighed behandler personoplysninger ud fra 3 kategorier: Medlemmer, frivillige/ansatte og ikke-medlemmer, som ønsker at modtage informationer fra Horsens Valgmenighed
1) For medlemmer af Horsens Valgmenighed behandler følgende oplysninger
Almindelige personoplysninger:
Navn, adresse, email, telefonnummer, alder, køn, fødselsdato, personlige gavebidrag.
Særlig beskyttede personoplysninger:
Cpr.nr.
Følgende oplysninger behandles kun med særskilt samtykke
Billeder, video, lydfiler
2) For frivillige og ansatte behandler Horsens Valgmenighed følgende oplysninger
Almindelige personoplysninger:
Navn, adresse, email, telefonnummer, kontonummer
Særligt beskyttede personoplysninger:
CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
3) For ikke-medlemmer behandler Horsens Valgmenighed følgende oplysninger
Almindelige personoplysninger:
Navn, adresse, email, telefonnummer
Særligt beskyttede personoplysninger:
CPR-nummer (kun hvis personen ønsker at give en gave)
4. Her indsamles oplysninger fra
Som udgangspunkt får Horsens Valgmenighed oplysningerne fra dig ved indmeldelse, ved ansættelse eller ved anmodning om abonnement på nyheder fra Horsens Valgmenighed. I særlige tilfælde kan Horsens Valgmenighed indhente oplysninger fra andre, fx skatteoplysninger i forbindelse med udbetaling af løn.
5. Formål med behandling af dine personoplysninger
Horsens Valgmenighed behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når der er en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke
Formålene for behandling af personoplysninger kan inddeles i tre kategorier: Medlemmer, frivilli-ge/ansatte og ikke-medlemmer:
Behandlingsformål for medlemmer:
a) Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
b) Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
c) Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
d) Administration af din relation til os
Behandlingsformål for frivillige ledere og ansatte:
a) Håndtering af frivilliges og ansattes hverv og pligter i foreningen
b) Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
c) Opfyldelse af lovkrav
d) Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
e) Administration af din relation til os
Formål med behandling af oplysninger på ikke-medlemmer:
a) Administration af din relation til os
b) Administration af gavebidrag
Horsens Valgmenighed behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang Horsens Valgmenighed behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Udøvelse af aktivitet, herunder
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, kirkelige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i Horsens Valgmenighed, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i Horsens Valgmenighed
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af Horens Valgmenighed
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
Horsens Valgmenighed videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Horsens Valgmenighed har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller ansat:
a) Medlemmer:
Horsens Valgmenighed opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
b) Frivillige/ulønnede ledere:
Horsens Valgmenighed opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt
c) Lønnede ansatte:
Horsens Valgmenighed opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Horsens Valgmenighed opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, frivillige ledere og ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
d) Ikke-medlemmer
Horsens Valgmenighed opbevarer dine oplysninger indtil du anmoder om at få dem slettet.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når Horsens Valgmenighed behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Horsens Valgmenighed forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.